<table cellspacing='0' cellpadding='0' border='0' ><tr><td valign='top' style='font: inherit;'>Note that I was specifically talking about SVN because it can be used to manage ordinary electronic files not just software development related files. So basically even non-software developing organizations can use it to manage their documents.<br><br>8~)<br><br>--- On <b>Mon, 7/7/08, Tony White <i><tony.mzungu@gmail.com></i></b> wrote:<br><blockquote style="border-left: 2px solid rgb(16, 16, 255); margin-left: 5px; padding-left: 5px;">From: Tony White <tony.mzungu@gmail.com><br>Subject: Re: [kictanet] E-Files management Tool<br>To: kiriinya2000@yahoo.com<br>Cc: "KICTAnet ICT Policy Discussions" <kictanet@lists.kictanet.or.ke><br>Date: Monday, July 7, 2008, 12:00 PM<br><br><pre>Even better - Bazaar<br>http://www.bazaar-vcs.org<br><br>to quote:<br><br>What is Bazaar?<br><br>Bazaar is a distributed version control system that Just Works
 and<br>adapts to the workflows you want to use. Bazaar is:<br><br>    *  Friendly. Distributed version control doesn't need to be<br>complex. Bazaar is Version Control for Human Beings. Bazaar has a<br>natural feel because we focus on usability, particularly task<br>efficiency.<br><br>    *  Smart. Bazaar has perfect support for renaming files AND<br>directories. This means developers can refactor without holding back<br>because of fear of merging. It also means you can unleash your<br>community and merge efficiently even from contributors who are<br>radically restructuring the tree.<br><br>    *  Fast. Almost every open source project can get the advanced<br>features of Bazaar without slowing down its developers. See our<br>impressive benchmark results across a wide range of open source<br>projects.<br><br>    *  Lightweight. No dedicated server with Bazaar installed is<br>needed, just FTP access to a web server. A smart server is available<br>for
 those requiring additional performance or security but it is not<br>required in many cases - Bazaar 1.x over plain http performs well.<br><br>    *  Just a tool. Bazaar can play a key role in helping you get from<br>great idea to running code in the hands of end users. Tools are only<br>part of the puzzle though so our documentation explicitly sets out to<br>make you productive, explaining how to use Bazaar effectively,<br>presenting best practices and insightful tips.<br><br>    *  Extensible. Bazaar is designed as a Python API with a plugin<br>system, so it is easy to embed in your tools and projects and easy to<br>extend or integrate with existing infrastructure. Integration via XML<br>is supported by a plugin. Whether you are a single user keeping track<br>of configuration files or a team of 100s of people on multiple<br>continents, Bazaar is a great choice.<br><br>    *  Embeddable. A key design feature of Bazaar is support from the<br>ground up
 for pluggable storage formats. One size does not fit all,<br>particularly when new application delivery platforms - like the OLPC,<br>iPod and Amazon's S3 - have different characteristics to traditional<br>filesystems. If you want intelligent version control embedded into<br>your application or content management system, Bazaar has the<br>architecture you need.<br><br>    *  Safe. Bazaar is backed by a thriving open source community and<br>sponsored by Canonical, one of the fastest growing open source<br>companies around. The development process follows best practices with<br>code review of all core and community changes. Bazaar has a huge test<br>suite (over 10,000 tests) that ensures that new features can be<br>rapidly added without breaking existing ones. We are rapidly building<br>the world's best VCS, delivering several dozen improvements to our<br>adopters each and every month.<br><br>    *  Free. Bazaar is available under the GPL v2 or
 later.<br><br><br>Tony<br><br><br>2008/7/7 wesley kiriinya <kiriinya2000@yahoo.com>:<br>> Ladies, Gentlemen and Geeks,<br>><br>> There is a tool which I think might be very useful in many organizations<br>> when it comes to file management. It's called SVN which stands for<br>> SubVersioN. Probably some people in the list may already be using it or<br>have<br>> heard about it.<br>><br>> What is it?<br>> SVN was initially created to assist software developers manage their<br>source<br>> code files. So it is popularly used in small to large scale software<br>> development environments and software repositories. It can also be used to<br>> manage ordinary electronic files. It's comes with an easy to use<br>Windows<br>> application called TortoiseSVN. It's also available for Linux, Unix<br>family<br>> of operating systems, etc.<br>><br>> What does it do?<br>> Have you been in a situtation
 where:<br>> 1. More than 1 person can access a file in a server, make changes to it<br>and<br>> save it back, then there is a conflict between changes made by different<br>> people and that conflict has to be resolved cleanly?<br>> 2. A person makes a change to a file, saves it and overwrites the original<br>> version, then latter the person finds out that s/he needs the original?<br>> 3. You are fed up with backing up files by making copies? Not only is it<br>> tedious but also becomes disorganized as the files increase and leads to<br>> using large amounts of disk space (If a paragraph in a 100 page document<br>is<br>> edited, and one still needs the original then a new copy of the edited<br>> document has to be saved).<br>><br>> SVN keeps track of document changes, including changes to folders. So<br>what's<br>> the big deal?<br>> SVN alerts anyone sharing a document when there is a conflict between
 the<br>> copy they want to save and the one that is already in the server. This<br>> conflict can arise when someone opened the same document, made changes and<br>> saved it back without the first person knowing about it. So the first<br>person<br>> will be presented with a screen showing the changes made and s/he can<br>merge<br>> his/her changes with what the second person did. SVN will keep track of<br>> document changes by doing a difference analysis on the documents and<br>storing<br>> this difference only, instead of a new document. Another great feature is<br>> the ability to look at historical versions of the document. All in all SVN<br>> gives you a great way to manage your files be they document, images, etc.<br>><br>> Where can I find it (or where can I start)?<br>> http://tortoisesvn.tigris.org/<br>><br>> Security<br>> SVN supports SSH and SSL for secure file transfers. You can also
 restict<br>> access to folders and files.<br>><br>> Extentions<br>> If one is building software that requires the SVN functionality to manage<br>> the software's content then it can be integrated with SVN. For<br>example: In<br>> government you have different departments that might need to fill out<br>> certain parts of a form for an individual. A software system might assist<br>in<br>> filling out the form e.g. getting the required fields from a database. If<br>> all these departments are working on different parts of the form at the<br>same<br>> time and they save, the software can use SVN to merge the entire document<br>> into 1 result, and highlight to the relevant departments where a conflict<br>in<br>> entries exist.<br>><br>> It might take some days to get it up and running, but the savings in terms<br>> of time, money and more importantly peace of mind are well worth it!<br>><br>> And yeah it's
 free.<br>><br>> B~)<br>><br>> _______________________________________________<br>> kictanet mailing list<br>> kictanet@lists.kictanet.or.ke<br>> http://lists.kictanet.or.ke/mailman/listinfo/kictanet<br>><br>> This message was sent to: tony.mzungu@gmail.com<br>> Unsubscribe or change your options at<br>><br>http://lists.kictanet.or.ke/mailman/options/kictanet/tony.mzungu%40gmail.com<br>><br>><br><br><br><br>-- <br>Tony White</pre></blockquote></td></tr></table><br>